Beranda / Blog

Cara Mencatat Kasbon Pelanggan agar Tidak Lupa Ditagih

Diperbarui 26 Oktober 2026 · 5 menit baca

Supaya kasbon tidak lupa ditagih, buat satu daftar khusus kasbon, bukan coretan di nota atau di kepala. Setiap kasbon dicatat dengan empat hal: nama pelanggan, tanggal, jumlah, dan tanggal janji bayar. Lalu cek daftar itu satu kali seminggu. Itu saja yang dibutuhkan, dan caranya bisa dimulai hari ini dengan buku tulis.

Kenapa kasbon sering terlupa

Kasbon biasanya terjadi cepat. Pelanggan lama bilang "catat dulu ya, Bu", kamu sedang melayani lima orang, dan catatannya jadi sobekan kertas. Seminggu kemudian kertasnya hilang, dan tidak ada yang ingat berapa jumlahnya.

Masalah kedua: uangnya sudah keluar dalam bentuk barang. Stok berkurang, tapi laci tidak bertambah. Kalau tidak dicatat, kamu merasa jualan ramai tapi uang tidak ada.

Langkah mencatat kasbon

1. Pisahkan dari catatan penjualan

Jangan campur kasbon dengan catatan uang masuk harian. Siapkan satu buku atau satu sheet khusus. Di situ semua kasbon yang belum lunas bisa dilihat sekaligus.

2. Catat empat hal setiap kali ada kasbon

• Nama pelanggan. Kalau ada dua pelanggan bernama sama, tambahkan ciri, misalnya "Pak Anton (RT 3)".
• Tanggal kasbon.
• Jumlah. Total belanja yang dikasbonkan.
• Tanggal janji bayar. Tanyakan langsung: "Kira-kira bisa dibayar tanggal berapa?" Jawabannya kamu tulis.

Tanggal janji bayar adalah bagian yang paling sering dilewati, padahal itu yang membuatmu tahu kapan harus menagih.

3. Catat cicilan, jangan hapus barisnya

Kalau pelanggan bayar sebagian, tulis jumlah yang dibayar di baris yang sama, lalu hitung sisanya. Jangan mencoret baris sebelum sisanya nol. Dengan begitu kamu selalu tahu sisa utang yang sebenarnya.

4. Cek daftar setiap minggu

Pilih satu hari tetap, misalnya Senin pagi. Baca daftar dari atas, tandai yang tanggal janjinya sudah lewat, lalu tagih satu per satu. Lima menit sudah cukup.

5. Tagih dengan sopan dan jelas

Sebut jumlah dan tanggalnya supaya tidak terasa menuduh. Contoh pesan:

"Selamat pagi, Bu Rina. Mau mengingatkan kasbon tanggal 8 Oktober Rp120.000, janjinya tanggal 15. Kapan kira-kira bisa dilunasi ya, Bu? Terima kasih."

Tagih hanya pelanggan yang memang berutang kepadamu dan sudah berjanji bayar.

Contoh dengan angka

Sebuah warung punya empat kasbon di bulan Oktober:

Di sini kasbon total Rp310.000. Yang sudah masuk Rp95.000 (Rp50.000 dari Pak Anton dan Rp45.000 dari Pak Dedi). Sisanya Rp215.000 masih di luar. Pada cek hari Senin 26 Oktober, tiga orang sudah lewat tanggal janji: Pak Anton, Bu Rina, dan Bu Lela. Kamu tahu persis siapa yang perlu dihubungi dan berapa jumlahnya.

Perhatikan juga uangnya. Warung memang menjual barang Rp310.000, tapi uang di laci baru bertambah Rp95.000. Kalau kamu memakai catatan kas, hanya Rp95.000 yang dihitung sebagai pemasukan. Rp215.000 sisanya baru dihitung saat dibayar.

Kasbon dan laba: jangan sampai tertipu

Ada dua cara memandang kasbon. Pada catatan berbasis kas, penjualan dihitung saat uangnya diterima. Pada cara lain, penjualan dihitung saat barang diserahkan. Untuk warung dan usaha kecil, cara pertama paling mudah dan paling jujur terhadap isi lacimu.

Apa pun caranya, jangan pernah menganggap kasbon sebagai uang yang sudah ada. Saat menghitung berapa yang boleh diambil untuk keperluan pribadi, kurangi dulu kasbon yang belum dibayar. Soal ini juga dibahas di cara menghitung laba bersih warung.

Kesalahan yang paling sering terjadi

• Mencatat kasbon di nota atau kertas lepas, bukan di satu daftar.
• Tidak menulis tanggal janji bayar, sehingga tidak ada patokan kapan menagih.
• Menghapus baris saat pelanggan baru bayar sebagian.
• Membiarkan satu pelanggan terus berutang tanpa batas. Tentukan sendiri batas kasbon per orang, misalnya Rp200.000, dan sampaikan dengan ramah.
• Lupa mencatat pelunasan sebagai uang masuk, sehingga saldo kas tidak cocok dengan isi laci.
• Menunda menagih sampai berbulan-bulan. Makin lama, makin sulit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan